Datenschutz für die App qbau
Diese Erklärung gilt für die mobile App qbau für iOS und Android. Für die Website qbau.app gilt die Datenschutzerklärung der Website.
1. Verantwortlicher
Q4 media AG
Röntgenstr. 9
66763 Dillingen/Saar, Deutschland
Telefon: +49 6831 76885-0
E-Mail: info@q4m.de
2. Wofür die App da ist
qbau ist die betriebliche Anwendung für Bau- und Handwerksbetriebe: Zeiterfassung, Bautagebuch und Baudokumentation, Aufmaß, Aufgaben, Fahrzeuge und Logistik, Urlaubs- und Einsatzplanung sowie ein interner Chat. Die App ist kein eigenständiges Angebot — Sie können sie nur mit einem Zugang nutzen, den die Administration Ihres Betriebs für Sie anlegt. Eine Registrierung in der App gibt es nicht.
Rollenverteilung: Für die Beschäftigtendaten ist in aller Regel Ihr Betrieb der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Wenden Sie sich für Auskunft oder Löschung deshalb bitte zuerst an die Ansprechperson in Ihrem Betrieb — Sie können sich aber auch direkt an uns wenden, wir leiten Ihr Anliegen weiter.
3. Welche Daten die App verarbeitet
- Kontodaten: Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufsbezeichnung, Vorgesetzter und ein optionales Profilfoto. Zweck: Anmeldung und Zuordnung zu Ihrem Betrieb.
- Zeiterfassung: Stempelzeiten (Kommen, Gehen, Pause), die zugeordnete Baustelle und — sofern Ihr Betrieb Geo-Fencing aktiviert hat — Ihr Standort im Moment der Stempelung. Es findet kein Tracking während der Arbeitszeit statt. Liegen Sie außerhalb des Radius, können Sie dennoch buchen und geben einen Grund an; dieser wird mit der Buchung gespeichert.
- Bautagebuch und Baudokumentation: Texte, Fotos, Unterschriften, Aufmaße und daraus erzeugte PDF-Berichte.
- Aufgaben, Fahrzeuge, Logistik, Urlaubs- und Einsatzplanung: die von Ihnen oder Ihrem Betrieb dort erfassten Angaben.
- Krankmeldungen und Unfallmeldungen: Beginn und Ende, optional eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bzw. die Angaben zum Unfallhergang. Diese Daten sind nur für Personalverantwortliche Ihres Betriebs einsehbar.
- Chat-Nachrichten: Text, Bilder, Sprachnachrichten und Dateien sowie die zugehörigen Metadaten (Absender, Empfänger, Zeitpunkt).
- Werkzeug- und Materialkennungen: beim Scannen eines Barcodes oder QR-Codes bzw. beim Erfassen eines Bluetooth-Tags die Kennung des Gegenstands und der Zeitpunkt. Zweck: Werkzeuge und Material einer Baustelle zuordnen.
- Push-Kennung des Geräts: eine von Apple bzw. Google vergebene Kennung. Zweck: Benachrichtigungen an das richtige Gerät zustellen. Ohne sie erhalten Sie keine Mitteilungen, wenn die App geschlossen ist.
- Server-Logfiles: IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Funktion zur Fehleranalyse und Absicherung des Betriebs.
Nicht verarbeitet werden: Werbekennungen sowie Nutzungs- oder Diagnosestatistiken zu Werbezwecken. Es findet kein Tracking statt, weder für eigene Werbung noch für Dritte; es sind keine Analyse- oder Werbebausteine eingebunden.
4. Berechtigungen auf dem Gerät
Die App fragt jede Berechtigung erst dann ab, wenn Sie die zugehörige Funktion nutzen. Wird eine Freigabe verweigert, bleiben alle übrigen Funktionen unberührt.
- Kamera: Fotos für Baudokumentation und Bautagebuch, Belege sowie das Scannen von Barcodes und QR-Codes.
- Fotomediathek: vorhandene Fotos anhängen und erzeugte PDFs oder Fotos dort sichern.
- Mikrofon: Sprachnachrichten im Chat und Diktat in Dokumentation und Bautagebuch.
- Spracherkennung: Umwandlung Ihres Diktats in Text über die Spracherkennung des Betriebssystems (siehe Nummer 5).
- Standort: ausschließlich für Geo-Fencing bei der Zeiterfassung und die Baustellenzuordnung — nur bei aktiver Nutzung, nicht im Hintergrund.
- Bluetooth und Bewegungssensor: Erkennen von Asset-Tags an Werkzeugen; die Schüttelgeste startet einen Suchlauf.
- NFC: Auslesen von Werkzeug- und Materialkennzeichen, sofern Ihr Betrieb solche einsetzt.
- Face ID bzw. biometrische Entsperrung: optionale schnelle Anmeldung. Die biometrischen Merkmale verbleiben auf dem Gerät und werden uns nicht übermittelt.
- Mitteilungen: Hinweise zu Aufgaben, Nachrichten und Freigaben.
5. Übermittlung an Dritte
Damit Ihr Gerät Mitteilungen erhält, senden wir eine Benachrichtigung über den Dienst des jeweiligen Betriebssystem-Herstellers:
- Apple Push Notification service (Apple Inc., USA) für iOS
- Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Ltd. / Google LLC, USA) für Android
Übermittelt werden dabei die Geräte-Kennung und der Hinweistext der Mitteilung. Beide Anbieter sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln.
Je nach Funktion und gebuchten Bausteinen sind weitere Dienstleister eingebunden:
- ALL-INKL.COM — Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf — Hosting der Anwendung, Rechenzentrum in Deutschland.
- Hetzner Online GmbH (Rechenzentren Deutschland/Finnland) — Betrieb der angeschlossenen Q4-Dienste, ausschließlich EU.
- Anthropic PBC (USA) — Sprachmodelle für Textvorschläge und Zusammenfassungen, etwa beim Verfassen eines Tagesberichts. Bucht Ihr Betrieb die KI-Funktionen ab, findet diese Übermittlung nicht statt.
- Apple Inc. (USA) — Spracherkennung beim Diktat. Je nach Gerät und Einstellung erfolgt sie auf dem Gerät oder auf Servern von Apple.
Übermittlung in die USA: Für Anbieter außerhalb der EU stützen wir die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen, soweit nicht ohnehin ein Angemessenheitsbeschluss greift. Trotz dieser Maßnahmen lässt sich ein Zugriff durch US-Behörden nicht vollständig ausschließen. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
6. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung des Arbeits- bzw. Nutzungsverhältnisses (Zeiterfassung, Einsatzplanung, Dokumentation), ergänzend § 26 BDSG
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Pflichten (Lohnabrechnung, Aufbewahrung, Arbeitsschutz)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung, etwa für Mitteilungen und optionale Fotos
7. Wo die Daten liegen und wie lange
Die Daten liegen auf Servern in Deutschland — nicht auf Servern der App-Store-Betreiber. Aufbewahrt wird, soweit Ihr Betrieb nichts anderes vereinbart hat:
- Zeiterfassungsdaten: 3 Jahre (steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrung)
- Bautagebücher und Dokumentationen: 5 Jahre (handelsrechtliche Aufbewahrung)
- Lohnrelevante Daten: 10 Jahre (Abgabenordnung)
- Chat-Nachrichten: für die Dauer des Zugangs, danach Löschung auf Antrag
- Push-Kennung: bis zur Abmeldung des Geräts, spätestens wenn der Push-Dienst sie als ungültig meldet
- Server-Logfiles: 7 Tage
Auf dem Gerät selbst speichert die App Entwürfe und Buchungen zwischen (lokaler Speicher), damit bei Funkloch nichts verlorengeht. Diese Zwischenspeicherung wird mit der Übertragung an den Server geleert und mit dem Löschen der App entfernt.
8. Konto und Daten löschen
Da Zugänge nicht in der App entstehen, können sie dort auch nicht selbst gelöscht werden. Zur Löschung Ihres Zugangs und der zugehörigen Daten wenden Sie sich bitte an die Administration Ihres Betriebs oder schreiben Sie uns an info@q4m.de. Wir setzen die Löschung nach Bestätigung durch den Betrieb um, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Außerdem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zuständig für uns:
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken
www.datenschutz.saarland.de
10. Kontakt
Fragen zum Datenschutz in der App beantworten wir unter info@q4m.de oder telefonisch unter +49 6831 76885-0.